KYC – Kundkännedom

Vilka kontroller måste alltid göras för KYC (kundkännedom)?

Oavsett vilken bransch ditt företag befinner sig i, vem kunden är och vad ditt företag gör, är vissa kontroller ett måste för att slutföra och dokumentera. De inkluderar:

1. Identitetskontroll

2. Kundens skatterättsliga hemvist.

3. Kontroll av affärsrelationens syfte och art.

4. Kontroll av politiskt utsatta personer, PEP.

5. Kontroll mot sanktionslistor, d.v.s. kontroll att inte kunden är upptagen på någon sanktionslista.

6. Kontroll av verklig huvudman, d.v.s. vem som ytterst kontrollerar ett en verksamhet.

7. Kontroll av verksamheters struktur för att upptäcka om de är av sådan komplicerad art att man kan misstänka penningtvätt eller finansiering av terrorism.

Politiskt utsatta personer – PEP

Lagen om penningtvätt som trädde i kraft 1:e augusti 2017 ställer även krav på att man måste kontrollera om en kund eller potentiell kund är en politiskt exponerad person, även kallad PEP. De personer som klassas som PEP är antigen en person i politiskt utsatt ställning, alternativt nära anhörig eller nära medarbetare till en person med hög befattning inom staten, statligt ägda bolag eller internationella organisationer. Anhörig eller nära medarbetare benämns ofta RCA (Relatives and Close Associates).

Kontroll mot sanktionslistor, d.v.s. kontroll att inte kunden är upptagen på någon sanktionslista.

Bland annat EU, OFAC och FN upprättar sanktionslistor där personer eller organisationer finns upptagna som är förknippade med penningtvätt, finansiering av terrorism, korruption och terrorism. Att inleda en affärsrelation med personer eller organisationer som finns listade i en sanktionslista är strikt förbjudet. Vidare måste man alltid polisanmäla om man blir kontaktad an någon på en sanktionslista. Läs mer här.

Kontroll av verkliga huvudmän

Vem som är företagets verkliga huvudman är ytterligare en central fråga när det kommer till kundkännedom. Verklig huvudman är den eller de personer som ytterst äger eller kontrollerar en juridisk person. En verklig huvudman är alltid en fysisk person. För att anta ett företag eller organisation som kund så behöver man för de flesta verksamheter ta reda på vem som äger eller har beslutsmandat över 25%. Undantagna från kravet att uppge verklig huvudman är bland annat statliga eller kommunala verksamheter, företag som är upptagna på en reglerad marknad (börsnoterade) och enskilda firmor.

Kontroll av alternativa verkliga huvudmän

En alternativ verklig huvudman är någon som äger eller kontrollerar ett företag, förening eller annan typ av juridisk enhet (dock inte i den utsträckning som krävs för att deklareras som en verklig huvudman) eller någon som kontrollerar företaget genom styrelsemedlemskap. Om en person äger mindre än 25%, anses personen vara en alternativ verklig huvudman.

Identitetskontroll

Kravet på att identifiera kunden innebär att företaget måste fråga om kundens namn och annan information som kan vara relevant, för att sedan kunna kontrollera detta genom någon form av identitetshandling. Exempel kan vara körkort, pass eller annan form av ID -handling.

I vissa fall kan en kontroll av behörighet som undertecknare också vara relevant att kontrollera innan ett kundförhållande inleds, för att säkerställa att ett avtal ingås med rätt person.

KYC-frågor

Ytterligare frågor behöver ofta ställas utöver de data som kan hämtas om kunden. Detta kan innefatta frågor som affärsrelationens syfte och art, ytterligare information om kundens verksamhet, länder där verksamheten bedrivs, kapitalets ursprung, om verksamheten hanterar kontanter eller inte, etc.

På Roaring har vi utvecklat färdiga frågemallar för kundkunskap baserad på bransch, som kan användas via API eller vår webbplattform. Läs mer om detta.

Skatterättslig hemvist

Skatterättslig hemvist avser det land där du bor permanent, betalar skatt och deklarerar din inkomst; vanligtvis där du bor eller arbetar. Den skatterättsliga hemvist är dock inte nödvändigtvis densamma som den plats där du är registrerad.

Andra kontroller

Som tidigare beskrivits ska KYC-kontroller baseras på riskbedömning, både generellt och individuellt för varje kund. Det kan därför variera vad som ingår i en KYC-process.

Information som kan vara relevant att kontrollera annat än ovanstående inkluderar:

• Ägarstruktur

• Finansiell information 

• Kreditbedömning

• Penningtvättsregister

• Verksamhets-beskrivning