Checklista: Viktiga steg för att kontrollera leverantörer före upphandling
I takt med att leveranskedjorna blir alltmer komplexa och en rad olika regelverk sammanfaller har leverantörskontroller blivit viktigare än någonsin. Vi har samlat det du bör kontrollera när du upphandlar en ny leverantör.
Vilken typ av företag är det?
Att utföra en kontroll av den nya leverantören eller kunden kan anses vara en självklarhet innan man ingår in en affärsuppgörelse eller tecknar avtal. Men vad är det egentligen man ska kontrollera och vilka varningsklockor finns det?
En av de enklare men värdefullare riskindikatorerna är att kontrollera företagets status såsom konkurs och rekonstruktion. Här ska man inte glömma att titta på den historiska informationen. En rekonstruktion kan avslutas utan att bolaget försatts i konkurs, men kan ändå ge en fingervisning att bolaget haft finansiella och operationella utmaningar bakåt i tiden. Om det skett många adressbyten på kort tid, samt om bolaget förekommer i juridiska sammanhang är andra viktiga och värdefulla riskparametrar att hålla koll på. Nedan har vi samlat några ytterligare kontroller som kan vara bra att genomföra:
Finns det fler företag med liknande namn?
Verksamhetslokal eller postadressen saknas/stämmer inte
Vad är det för boxadress eller c/o adress?
Adressen är “ökänd” sen tidigare
Finns det förekomster i juridiska sammanhang?
En annan viktig sak att kontrollera innan man ingår avtal med en ny leverantör är huruvida det företaget eller dess företrädare, förekommer i juridiska sammanhang.
Genom att genomföra den här typen av kontroller minskar du risken att utsättas för bedrägeri, samtidigt som du säkerställer compliance och skapar långsiktiga, hållbara affärsrelationer.
Hur ser bolagets ekonomi ut?
De ekonomiska siffrorna för ett företag kan ge indikationer om att allt inte står rätt till, eller i alla fall bör leda till att man ställer uppföljningsfrågor till den tilltänkta leverantören eller kunden. Att kontrollera kreditvärdigheten kan vara en bra utgångspunkt, men andra parametrar är också viktiga. Hur ser omsättningen ut i relation till antal anställda, är bolaget registrerat för F-skatt, har det skett stora och snabba förändringar gällande omsättning eller antal anställda?
Här har vi samlat allt du bör kontrollera vid upphandling av en ny leverantör.
Hur ser finansiella siffrorna ut för företaget
Hög omsättningsförändring på kort tid
Hög personalomsättning trots få anställda
Låg omsättning över flera år
Vilka företräder bolaget?
Visst är det bra att kontrollera företag i sig, men vet du egentligen vilka du gör affärer med? Kontroller på företagets företrädare kan potentiellt avslöja information som får dig att anting genomföra eller avbryta kontraktskrivandet.
Saker som avvikelser av angiven firmatecknare, kontra vad som är officiellt registrerat, en väldigt ung/ gammal styrelseledamot kan vara potentiella varningsklockor. Nedan har vi samlat ytterligare information, värd att kontrollera:
Många styrelseförändringar under kort tid/ inkomplett styrelse
Styrelsen är inblandade i tidigare konkurser
Bolaget saknar revisor
Vilka kontrollerar bolaget utöver styrelsen?
